De fem vanligaste misstagen arbetsgivare gör vid administration av tjänstepension och försäkringar
Tjänstepensionsadministration är ett komplext område som kräver noggrannhet och struktur. Fel i administrationen kan leda till allvarliga konsekvenser både för arbetsgivaren och de anställda. Trots detta är det många arbetsgivare som gör misstag som kan undvikas med bra administrativa rutiner och kunskap. Här går vi igenom de fem vanligaste felen som FörsäkringsGirot ser att arbetsgivare gör när det gäller tjänstepensionsadministration.
- Fel rapporterad Pensionsgrundande lön (PGL)
För att de anställda ska få den pension som är korrekt är det viktigt att rätt lön rapporteras in till t e x Collectum, Fora, försäkringsbolag och rådgivare. Viktigt att komma ihåg är att det är mer än enbart grundlönen som ska rapporteras in utan alla inkomster som är pensionsgrundande ska anmälas. Grundregeln är att lön och tillägg till lön är pensionsgrundande, medan kostnadsersättningar inte är det. För att undvika fel så är det också viktigt att rapportera den pensionsgrundande lönen varje månad eftersom den pensionsgrundande lönen påverkar både korrekt pensionsberäkning och de anställdas försäkringsskydd.
- Felaktiga inbetalningar eller sena inbetalningar
Att betala in fel belopp till tjänstepensionen är ett annat vanligt fel. Detta kan bero på bristfälliga administrativa rutiner, felaktiga löneuppgifter, fel beräkning, okunskap eller missförstånd kring avtalens villkor. Många arbetsgivare idag har ITP1 men tänker kanske inte på att det kan finnas fler avtal som styr nivån på den anställdes tjänstepension. Ett exempel är branschavtal. Detta ställer krav på arbetsgivaren att ha djup kompetens kring kollektivavtalsregelverk tex. måste uppsättningen i lönesystemet vara korrekt på branschavtalsnivå för att varje individ ska få rätt tjänstepensionsavsättning. Vi vet av erfarenhet att det här är komplext att hålla reda på.
Felaktiga inbetalningar kan leda till att anställda får en lägre pension än de har rätt till, vilket kan resultera i juridiska problem för arbetsgivaren och bli dyra ärenden kring ersättning. Försenade inbetalningar kan innebära att anställda går miste om tillväxt på sitt kapital och leder till missnöje. En kvalitetssäkrad månatlig process och kontroller med tydliga rutiner är avgörande för att säkerställa korrekta inbetalningar i rätt tid.
- Anställda är felförsäkrade
Försäkringar för anställda är en del av den svenska modellen och utgör ofta en del av anställningsavtalet mellan den anställde och arbetsgivaren oavsett om det finns kollektivavtal eller ej på arbetsplatsen. Utöver avtalade försäkringarna finns även de lagstadgade försäkringarna som ger anställda ekonomisk trygghet vid till exempel sjukdom och arbetsskada. Kostnad för försäkringar som arbetsgivaren betalar för är ofta en viss procent av de anställdas löner. Olika försäkringar har även olika procentsatser, som kan variera från år till år samt avgifter. Om arbetsgivaren betalar in fel belopp kan det leda till att anställda inte får ersättning enligt det försäkringsskydd som egentligen är avtalat vilket i sin tur kan få ödesdigra konsekvenser. Undersökningar hos FörsäkringsGirot visar på att 1 av 5 anställda i Sverige riskerar att vara felförsäkrade, vilket bevisar komplexiteten i den administration som krävs.
- Feltolkning av avtal med anställda (kollektivavtal/icke-kollektivavtal)
Beroende på om ni som arbetsgivare har kollektivavtal (till exempel ITP eller Fora) eller inte så kan det ibland vara svårt att översätta avtalet till vad som ingår i löftet till anställda och den ersättning som utlovats. Även de olika kollektivavtalen skiljer sig åt. Är avtalen inte tolkade rätt så kan följden bli fel beräkning, fel pensionspremier och ett uteblivet försäkringsskydd. Vad gäller till exempel under föräldra- eller studieledighet och ifall en medarbetare blir sjuk? Några andra exempel på faktorer som kan variera mellan avtal är:
- Bonus
- Ersättning för jourtid
- Lön under uppsägningstid
- Provision
- Restidsersättning
- Semesterersättning, semestertillägg och semesterlön
- Övertidsersättning
- Bristande uppdatering av anställdas uppgifter
En annan vanlig miss är att arbetsgivaren inte uppdaterar de anställdas uppgifter i tid. Detta kan gälla ändringar i lön, anställningsgrad, eller andra relevanta faktorer som påverkar tjänstepensionen eller försäkringsskyddet. Om dessa ändringar inte registreras korrekt kan det leda till felaktiga inbetalningar och komplikationer för både arbetsgivaren och den anställde. Att ha en väl fungerande process för att uppdatera personalens uppgifter i rätt tid är avgörande för korrekt tjänstepensionsadministration.
Sammanfattat
Tjänstepensionsadministration kan vara utmanande och komplext sett till beräkningar, tolkning av avtal och att säkerställa korrekthet löpande. I slutändan handlar det om att göra rätt mot sina anställda och undvika att tjänstepension och försäkringar utförs fel. Genom att vara medveten om de vanligaste felen kan du som arbetsgivare göra åtgärder för att undvika dem och säkerställa att processen löper smidigt.
FörsäkringsGirot har lång erfarenhet och är experter på hur administration av tjänstepension och försäkringar ska gå till. Vi stöttar arbetsgivare som både vill administrera på egen hand eller delegera arbetet till oss.
